Client Form product - select Form detail product - select Form cart - update - insert - select Form order - insert - select Form pembayaran - select - insert Admin Form maintain data product (detail catalog) - insert - select - update Form PO Manufaktur - insert - select - update Form Monitoring Stock Min - Select - Form maintain data customer - insert - update - select Form report - select - delete Form account admin - update - select - insert Form maintain data transaksi - update - insert - select Form Transaksi retur - update - insert - select - delete
Modul ini ini berfungsi untuk mengendalikan semua transaksi penjualan mulai dari proses pembuatan Order Penjualan, pembuatan Surat Jalan dan pengiriman barang, dan pembuatan Invoice dan Faktur Pajak Keluaran, dan pencatatan retur penjualan.
Adapun batasan modul dari divisi ini adalah :
1. Pre Sales Activity
2. Proses Sales Order
3. Persiapan Inventory
4. Pengiriman
5. Penagihan
6. Pembayaran
Integrasi dengan modul lain :
- Logistic dimana pada saat barang akan dikirim maka warehouse cukup memanggil surat jalan yang sudah dibuat dan posting untuk mengurangi persediaan.
- Account Receivable, otomatis jika invoice sudah dibuat akan tercipta account receivable untuk pelanggan tersebut.
- General Leger, jurnal penjualan akan terbentuk secara otomatis sehingga tidak memerlukan pekerjaan tambahan lagi.
- Value Added Tax, otomatis tercipta jika penjualan dengan menggunakan PPN.
- Procurement, jika metode penjualan dengan SO-PO pada saat Sales Order dibuat maka dapat dibuat link dengan Purchase Order ke supplier.
- Fitur Sales & Distribution :
- Tersedia laporan dan analisa data penjualan yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi yang lengkap mengenai penjualan yang setiap saat dapat diakses.
- Laporan Penjualan berdasarkan pengelompokkan departemen penjualan, salesman, pelanggan, produk atau grup produk.
- Analisa penjualan dilihat dari berbagai segi antara lain dari segai departemen penjualan, salesman, pelanggan, produk atau grup produk
- Fasilitas untuk membuat daftar harga penjualan (price list) dari produk atau jasa dan ter-integrasi dengan pembuatan order penjualan
- Fasilitas Copy untuk Order Penjualan untuk memudahkan penginputan transaksi penjualan yang frekuensinya bersifat sering dan hampir sama dengan transaksi yang sudah ada.
- Dapat dengan mudah melacak sampai sejauh mana status dari suatu order penjualan.
- Fitur ini akan ditambahkan dengan pembuatan Sales Order oleh customer yang kemudian secara otomatis dapat diambil pada modul ini.
- Penarikan data penjualan dari program Point of Sales.
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Penggunaan ERP dapat memberikan manfaat bagi penggunanya. Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan :
a. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
b. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
c. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Adapun faktor-faktor yang mendukung ERP. Diantaranya adalah :
a) Feature
Perangkat lunak yg tergolong ERP itu scra umum dirancang supaya dpt memberikan solusi untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution).
b) Teknologi
Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru.
c) Sumber Daya Manusia
Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop.
Sayangnya, di Indonesia masih belum ada badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan sehingga sering kita dengar istilah PBTTJ - Produknya Bagus Tapi Tidak Jalan.
d) Infrastruktur
Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP.
Kegagalan ERP terjadi karena adanya penyebab. Berikut adalah beberapa penyebab gagalnya ERP :
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Kita bisa mengenali tanda-tanda kegagalan ERP. Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Harus diakui bahwa SAP adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa media memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk ERP dari SAP.
Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran perusahaan-perusahaan kelas kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut.
Secara teknis, aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier dan dikembangkan atas beberapa modul. Modul-modul tersebut dapat diterapkan secara penuh atau dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Saat ini produk ERP dari SAP sudah mendukung transaksi e-commerce melalui internet. Salah satu manfaat dari modul dukungan e-commerce ini adalah adanya modul SCM (Supply Chain Management) yang terintegrasi dengan para pelanggan SAP lainnya melalui internet.
PeopleSoft adalah vendor ERP pertama yang melakukan integrasi modul perencanaan dan penjadwalan di muka tersebut dibandingkan kompetitor lainnya. Pada awalnya PeopleSoft adalah pengembang aplikasi software untuk manajemen SDM dan akunting.
Seiring dengan perkembangan pengalamannya memberikan solusi penerapan sistem informasi kepada para kliennya, perusahaan yang didirikan pada tahun 1987 tersebut kemudian meningkatkan ruang lingkup produknya hingga ke setiap aspek unit bisnis.
Sama seperti JD. Edwards, PeopleSoft mengembangkan aplikasi ERP-nya dengan konsep arsitektur terbuka. Dengan konsep arsitektur terbuka ini memungkinkan para kliennya membangun sistem ERP yang dapat secara mudah terintegrasi dengan sistem-sistem internal yang sudah dibangun sebelumnya.
Produk-produk suite aplikasi ERP dari PeopleSoft yang dikembangkan secara modular dan menerapkan platform yang umum digunakan menyebabkan proses implementasi menjadi lebih cepat. Namun yang menjadi nilai lebih dari produk ERP yang dikembangkan oleh PeopleSoft adalah adanya modul perencanaan dan penjadwalan yang terintegrasi di dalamnya.
Jika SAP menekankan pada aspek kelengkapan dan keterpaduan seluruh modul aplikasi software yang ada di dalam produk ERP-nya maka JD. Edwards memiliki pandangan lain mengenai hal tersebut.
Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di dalamnya.
Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut.
Sedangkan JD. Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi waktu dan biaya.
Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi softwaresistem informasi yang terintegrasi dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien.
Selain itu, dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Produk ERP dari JD. Edwards ini sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang dan sebelumnya sudah banyak mengembangkan berbagai aplikasi software bagi sistem informasi manajemennya.
Berbicara mengenai masalah keluwesan dan modularitas yang diusung oleh produk ERP dari JD. Edwards maka gambaran berikut mungkin dapat memberikan bayangan tentang keunggulan sistem tersebut.
Dari sisi antar muka pengguna (user interface) saja, para pengguna dapat melakukan pengaturan tata-letak (layout) hingga detil warna dari tampilan aplikasinya. Bahkan dengan kemudahan fungsionalnya, para manajer bisnis yang mungkin literasi teknisnya di bidang teknologi informasi masih minim, dapat mengakses langsung konfigurasi sistem ERP-nya.
Sedangkan dari sisi modularitas sebenarnya hampir sama dengan produk-produk ERP dari vendor lainnya. Yaitu adanya pilihan untuk menggunakan modul-modul tertentu saja yang memang diperlukan oleh klien.
Keunggulan modularitas tersebut terlihat saat masa implementasi hingga running-well. Selama masa implementasi, klien diminta untuk menggunakan Industry Pratice Modules (IMP) yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Hal ini tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang aplikasi software yang mereka inginkan berdasarkan interaksinya dengan IMP.
